Como planejar sua estrutura organizacional

A estrutura organizacional interfere diretamente no desempenho de sua empresa. Ela impacta, por exemplo, na complexidade ou simplicidade dos processos e na forma que os departamentos interagem (ou não) uns com os outros.

Sendo assim, uma estrutura organizacional inadequada pode piorar a qualidade de seus produtos e influenciar negativamente no tempo de resposta de sua empresa para atender as demandas do mercado.

Se a sua empresa está crescendo, eu recomendo fortemente que você dedique tempo para planejar qual será, quando e como a nova estrutura organizacional será implementada. 

Para lhe ajudar nessa tarefa, eu vou dar 5 dicas do que considerar ao planejar a nova estrutura organizacional de sua empresa. 

5 dicas para redesenhar sua estrutura organizacional

Redesenhar a estrutura organizacional de sua empresa é uma tarefa complexa e exige alguns cuidados. Para que ela funcione, eu recomendo que você siga alguns passos antes de concluir qual tipo de estrutura (funcional, regional, matricial, etc.) você implementará. Confira abaixo.

1. Comece pela estratégia e modelo de negócios

A estrutura organizacional é a maneira que sua empresa divide os departamentos, tarefas e responsabilidades entre os colaboradores. Por isso, ela deve ser um reflexo da estratégia de sua empresa. Vou dar três exemplos para que você entenda como a maneira que você prioriza os critérios em sua estratégia tem um impacto direto na estrutura.

Exemplo 1: Pense em um banco que possui diversos produtos (conta corrente, cartão de crédito, empréstimos e seguros) e diversos segmentos de clientes (três estrelas, cinco estrelas, platinum, PME, PJ Corporate, etc.). Se a estratégia deste banco for “ter uma rentabilidade melhor, oferecendo produtos mais apropriados para as demandas dos clientes“, o mais adequado é dar a voz de decisão para quem conhece melhor os clientes.  

Ou seja, quem estiver ocupando um cargo de head de segmento de cliente terá a responsabilidade de tomar decisões e os departamentos de produtos deverão atender às direções que cada head de segmento determinar. 

Exemplo 2: Agora, imagine que esse mesmo banco opte por outra estratégia: “ter uma estrutura enxuta de custos, oferecendo produtos simples, mas que possam atender a maior gama de clientes”. Nesse caso, a voz de decisão final será do cargo que lidera o desenvolvimento de produtos. Enquanto que os cargos de heads de segmentos de clientes serão apenas uma fonte de informação para o departamento de produtos OU, talvez nem haja necessidade de ter heads por segmento de clientes.

Exemplo 3: Vamos pensar agora em uma empresa que atua de forma multi-regional e que o controle de oferta e demanda fica limitada a cada região, ou seja toda a “produção” e demanda de consumo estão limitadas dentro da própria região e não há interdependência com outras regiões. Exemplos: empresas de carros compartilhados como a Uber, Cabify e 99, e de pequenas remessas regionais, como Rappi ou 99 Motos. 

Nesse cenário, o mais apropriado é que as decisões de negócios sejam feitas por um cargo que tome as decisões regionalmente. Essa pessoa seria a responsável, por exemplo, por decidir se a empresa deve investir mais em aquisição de oferta ou aquisição de demanda. 

Sendo assim, em primeiro lugar, você deve analisar sua estratégia para começar a encontrar a estrutura que se adeque aos seus planos. É fundamental também pensar em modelos de negócios para saber qual é o de sua instituição.

Uma outra dúvida comum (e didática): É melhor montar: um time de vendas que vende todo o portifólio de produtos OU montar diferentes equipes de vendas, cada equipe dedicada para cada um dos produtos? Resp.: depende da estratégia.

Conclusão do passo 01: é inviável planejar a nova estrutura organizacional sem saber qual é a estratégia da empresa.

2. Considere as atividades chave e desenhe macroprocessos

Em seguida, você deve analisar quais são as atividades chave de sua empresa e desenhar os principais macroprocessos na geração de valor e crescimento do negócio.

Depois desenhá-los, lembre-se de buscar uma estrutura organizacional que deixe os macroprocessos em seus respectivos departamentos. Reduza as famosas passagens de bastão. Isso é essencial, porque quando um processo é dividido entre departamentos há um aumento de burocracia e de “empurra-empurra” para encontrar qual é o departamento culpado.

Uma dica importante: cada departamento precisa ter outcomes muito claros. Ou seja, é fundamental deixar explícito e mensurável qual é participação de cada departamento no processo de geração de valor para a empresa. A análise de cadeira de valor do Porter (Porter’s Value Chain Analysis) pode ser uma boa ferramenta para te ajudar nesta modelagem.

3. Avalie as interações entre departamentos

Ok, até agora você já considerou a i) estratégia, ii) o modelo de negócios e iii) as atividades-chave da sua empresa. Mas, mesmo que você consiga otimizar a sua estrutura para reduzir as passagens de bastão, sempre haverá a necessidade de departamentos colaborarem entre si.

E no mundo real, colaborar significa ter atritos e conflitos (faz parte…), por isso a minha recomendação no passo 3 é avaliar como que a sua nova estrutura vai lidar com essas relações interdepartamentais.

Neste passo o seu objetivo é minimizar a burocracia e conceber alternativas estruturais para que os conflitos interdepartamentais sejam minimizados (ou eliminados).

Compartilhar KPIs entre departamentos pode ser uma boa alternativa. A intenção é alinhar interesses dos departamentos sob um mesmo KPI, que pode ser utilizado para compor a remuneração variável.

4. Chegou o momento de escolher o tipo de estrutura organizacional

Somente após pensar em todos os itens listados até aqui, você terá os insumos necessários para analisar quais tipos de estrutura organizacional serão mais adequados para sua empresa: funcional, por unidade de negócios ou produto, por região, matricial, por projeto, etc.

Um bom exercício para este tema é pensar em diferentes tipos de empresas e as estruturas mais recorrentes. Como é feita alocação de pessoas e recursos nestas empresas? Como serão os processos-chave? Pense nestes quatro exemplos que são bem contrastantes: i) uma empresa de produtos de bens não duráveis (Unilever, P&G), ii) uma Construtora/Engenharia (Cyrella, Odebrecht), iii) uma consultoria (McKinsey, Bain&Co.), iv) uma empresa de produtos digitais (Facebook, Google).

5. Finalmente, elabore os cargos

Depois de definir o tipo de estrutura organizacional da empresa e respectivas responsabilidades (representadas pelos KPIs) é chegado o momento de pensar nos cargos.

A primeira dica para esta etapa é: deixe esta etapa por último para evitar vieses.

Um erro (e perigo) muito comum, é inverter a ordem das coisas e desenhar cargos e estruturas que acomodem determinadas pessoas. Ou seja, criar cargos pensando como que Fulana ou Fulano vão se enquadrar.

Isso não ocorre por mal e muitas vezes pode ser um viés inconsciente. Pode haver situações em que a nova estrutura não terá espaço para pessoas que contribuíram muito para a empresa e também são queridas. Este tipo de situação pode gerar um sentimento complexo de “quero preservar essas pessoas” vs. “quero fazer o que a empresa precisa para crescer” (este assunto vale um outro blog post dedicado… )

O problema desta abordagem é a ineficiência gerada e também a possível interpretação de favoritismo, ainda que seja inconsciente.

Para finalizar, a minha dica para esta etapa é:

Perceber estes vieses inconscientes é um grande desafio.

Por isso, é muito recomendável a participação de alguém em posição isenta (neutra) durante o processo de elaboração da estrutura organizacional, para ajudar a identificar e neutralizar esses vieses.

Se você quiser bater um papo para saber mais sobre estrutura organizacional ou pedir dicas, é só entrar em contato comigo pelo Linkedin ou por e-mail.

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